Welcome to Miền ký ức Forum's. Nơi những kỷ niệm vẫn còn sống mãi với thời gian....

106 thủ thuật với Microsoft Office - FULL Empty106 thủ thuật với Microsoft Office - FULL Empty

106 thủ thuật với Microsoft Office - FULL

Share

Go downThông điệp [Trang 1 trong tổng số 1 trang]

on 9/9/2010, 10:11 am
Quang Trung
Quang Trung


Quản Trị Viên

Quản Trị Viên

106 thủ thuật với MicrosoftOffice - Phần 1

Microsoftđã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụnghơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MSOffice - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay nhữngshortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạnnhững thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint.Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm vănphòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cáchriêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽvận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scrollbutton) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trongcửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn– xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter– có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar).Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểutượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.

Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạngvăn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn(paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì địnhdạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựachọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.

Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụngđịnh dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

Thêm nhiều lựa chọn hơnNếu bạn giữ nguyênphím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mailmới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlookbạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉthấy có Close All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉmục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuốngdòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính lànhững biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ởtrên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạtcác Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mụcSmart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.

Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nàobạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hìnhgiống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - MatchDestination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạngcủa cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữliệu vừa dán).



106 thủ thuật với Microsoft Office - FULL Thanks10
*(`'•.¸(`'•.¸*¤*¸.•'´)¸.•'´)*
»~:¤.•º`•. I LOVE YOU .•´º•.¤:~«
*(¸.•'´(¸.•'´*¤*`'•.¸)`'•.¸)*
Xem lý lịch thành viên http://www.thuanphongvlog.com

Thích

Báo xấu [0]

Gửi một bình luận lên tường nhà Quang Trung
Trả lời chủ đề này
on 9/9/2010, 10:12 am
Quang Trung
Quang Trung


Quản Trị Viên

Quản Trị Viên

Microsoft Word

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bảnthường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bảncần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sáchnày tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General đểchỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanhchóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vàobất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổCustomize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.Trong cửa sổCustomize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menusvà trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyênchuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn.Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổitên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên củamenu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.

Bây giờ bạn có thểsử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạnthường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đóchọn Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng chobạn truy cập đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn vàgiữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúcnày con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tênvăn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng


Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sửdụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn nhưsau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối vớiphiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phảivào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệptin Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọnProperties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste SpecialKhi bạn copy vănbản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứngdụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gâyphiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh nhữngđiều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | PasteSpecial. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặcUnformatted Unicode Text.

Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mấtthời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữphím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trícủa đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thôngtin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn nàyRemove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sửdụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | AllPrograms | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạngRich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tinvăn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, đểđổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.



106 thủ thuật với Microsoft Office - FULL Thanks10
*(`'•.¸(`'•.¸*¤*¸.•'´)¸.•'´)*
»~:¤.•º`•. I LOVE YOU .•´º•.¤:~«
*(¸.•'´(¸.•'´*¤*`'•.¸)`'•.¸)*
Xem lý lịch thành viên http://www.thuanphongvlog.com

Thích

Báo xấu [0]

Gửi một bình luận lên tường nhà Quang Trung
Trả lời chủ đề này
on 9/9/2010, 10:14 am
Quang Trung
Quang Trung


Quản Trị Viên

Quản Trị Viên

MicrosoftWordVẽ mộtđường thẳngBạn hoàn toàn cóthể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản nhưsau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻđơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong WordBạn có biết là bạnhoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàncó thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phảilên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổCustomize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bàiviết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểutượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuộttrái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụnào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phéptính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấnCtrl-V để dán kết quả vào.

Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changesBạn đã bao giờ bịcác dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biếtlà nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tralỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bảntiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiềnphức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mụcSpelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling asyou type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trongcác phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khóchịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạnkhông ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mụcSmart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loạiSmart Tag bạn không muốn hiện ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gâykhó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khibạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changesghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánhdấu trước Markup là xong.

Status Bar có gì cho bạn?Bạn đã bao giờ để ýđến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điềuthú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools |Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấukiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản củabạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắpđúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắpđúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lênREC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽgiúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT chophép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sangphải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽthay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText
Chắc hẳn là bạn đã để ý thấynhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như"Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText củaWord. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự độngthay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mụcAutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúpbạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏbất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.



106 thủ thuật với Microsoft Office - FULL Thanks10
*(`'•.¸(`'•.¸*¤*¸.•'´)¸.•'´)*
»~:¤.•º`•. I LOVE YOU .•´º•.¤:~«
*(¸.•'´(¸.•'´*¤*`'•.¸)`'•.¸)*
Xem lý lịch thành viên http://www.thuanphongvlog.com

Thích

Báo xấu [0]

Gửi một bình luận lên tường nhà Quang Trung
Trả lời chủ đề này
on 9/9/2010, 10:14 am
Quang Trung
Quang Trung


Quản Trị Viên

Quản Trị Viên

MicrosoftWord

Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khácnhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây cóthể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiệndụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổitrong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | TrackChanges hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìmra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trachchanges giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộpthoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiệnthời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong vănbản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare andMerge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline(ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu khôngWord sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split– So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiềuphần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận?Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức contrỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôimàn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần.Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dànghơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản củabạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vàomục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn.Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi vănbản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trongcửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thayđổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưngmọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệuhoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêmnhững nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form(ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phầnvăn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu vàmở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụngcó thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ nàybạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở vàlưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vàoModify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đãsẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Fonthiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vàoDefault ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt fontchữ mặc định không, chọn Yes là xong.



106 thủ thuật với Microsoft Office - FULL Thanks10
*(`'•.¸(`'•.¸*¤*¸.•'´)¸.•'´)*
»~:¤.•º`•. I LOVE YOU .•´º•.¤:~«
*(¸.•'´(¸.•'´*¤*`'•.¸)`'•.¸)*
Xem lý lịch thành viên http://www.thuanphongvlog.com

Thích

Báo xấu [0]

Gửi một bình luận lên tường nhà Quang Trung
Trả lời chủ đề này

Thích

Báo xấu [0]

Gửi một bình luận lên tường nhà Sponsored content
Trả lời chủ đề này

Về Đầu TrangThông điệp [Trang 1 trong tổng số 1 trang]

106 thủ thuật với Microsoft Office - FULL Empty106 thủ thuật với Microsoft Office - FULL Empty

« Xem bài trước | Xem bài kế tiếp »

Bài viết liên quan

    Quyền hạn của bạn:

    Bạn không có quyền trả lời bài viết



    • Free forum | © PunBB | Free forum support | Liên hệ | Báo cáo lạm dụng | Thảo luận mới nhất
    • Skin SVNH Rip by dothinh Phát triển bởi BQT và tất cả thành viên.
      Chúng tôi không chịu trách nhiệm về các bài viết do thành viên đưa lên.
      Vui lòng ghi rõ nguồn gốc bài viết khi phát hành lại thông tin từ diễn đàn này.

      © FM - Mods by Zzbaivong

     Copyright © wWw.BếnXưa.Vn 2010 - 2020 | Diễn đàn bắt đầu : 16/07/2010 | Liên hệ / Phone 0973210690. | QC :